Comment rédiger un communiqué de presse ?

Vous avez une nouveauté dans votre entreprise ou un lancement de produit et vous souhaitez communiquer la nouvelle dans les médias ? Le communiqué de presse est votre meilleur ami dans cette situation ! Ce document recense les informations utiles à apporter à la connaissance des journalistes. Etant donné qu’ils reçoivent de nombreux communiqués de presse chaque jour, il est important d’en rédiger un qui sorte du lot. Si vous ne savez pas comment faire, vous êtes au bon endroit. Découvrez comment rédiger un communiqué de presse.

Le communiqué de presse, un canal de communication puissant

Le communiqué de presse est un précieux allié pour tout communicant dans une stratégie de communication. Il offre le moyen de contacter la presse afin d’espérer avoir une retombée. Eh oui, envoyer un communiqué de presse à un journaliste ne signifie pas qu’il traitera le sujet. Il faut savoir que les journalistes et les équipes éditoriales d’un média sont soumis au respect de la ligne éditoriale et de son positionnement. Si vous souhaitez informer la presse du lancement de votre nouveau produit industriel, évitez de contacter les magazines spécialisés dans la firme cosmétique.

Définition du communiqué de presse

Pour bien comprendre tous les enjeux du communiqué de presse, revenons sur sa définition. Les communiqués de presse sont des documents rédigés par les entreprises qui les envoient ensuite à des journalistes ciblés. L’objectif est de réussir à susciter l’intérêt ou la curiosité auprès d’un journaliste afin d’obtenir un article dans la presse. Le communiqué de presse est donc un canal de communication puissant qui fait le lien entre la presse et l’entreprise. Savoir correctement le rédiger apparaît ainsi comme indispensable pour toucher les bonnes personnes.

A quelles occasions envoyer un communiqué de presse ?

Les occasions de publier et d’envoyer un communiqué de presse sont multiples :

• nomination d’un nouveau directeur général au sein de l’entreprise ou changement de gouvernance ;
• lancement d’un nouveau produit ou d’une nouvelle gamme de produits ;
• investissement massif dans la R&D (recherche et développement) ;
• innovation technologique capitale en lien avec le secteur d’activité de l’entreprise ;
• création de l’entreprise et son rôle sur la scène locale, nationale ou internationale ;
• nouveaux canaux de vente tels qu’un site de vente en ligne ou ouverture d’une boutique
• fusion ou acquisition ;
• levée de fonds afin de financer un nouveau produit ou une nouvelle idée ;
• liquidation de l’entreprise ;
• communication de crise suite à un scandale, un plan de licenciement incompris.

Comme vous pouvez le constater, les occasions d’envoyer un communiqué de presse ne manquent pas. Gardez à l’esprit que le document peut être partagé auprès des journalistes dès lors que vous avez une information suffisamment intéressante pour être relayée dans les médias.

Les étapes à suivre pour savoir comment rédiger un communiqué de presse

Bien que le communiqué de presse soit un document synthétique, il est primordial de bien le rédiger. Découvrez toutes les étapes de rédaction.

Choisir le sujet et l’information à diffuser

Ce point vous paraît certainement logique et pourtant de nombreuses entreprises décident d’envoyer un communiqué de presse sans penser à l’information. Comme déjà écrit plus haut, les journalistes jonglent chaque jour entre les actualités locales, nationales et les communiqués de presse. Ils doivent traiter beaucoup d’informations et n’ont pas énormément de temps devant eux pour prendre le temps de lire le communiqué de presse. L’entreprise a donc tout intérêt de se poser les questions suivantes avant de commencer la rédaction du document :

• Quel est l’objectif du communiqué de presse ? Est-ce pour obtenir de nouveaux clients ? pour améliorer la notoriété de la société ? pour rassurer ? pour souligner l’effort technologique de l’entreprise ?
• Quel sujet souhaitez-vous mettre en avant ? Avez-vous un lancement de produit ? une nouvelle gamme ? l’ouverture d’un point de vente physique ? réalisé une découverte en lien avec votre secteur d’activité ?
• Qui souhaitez-vous toucher avec votre communiqué de presse ? Quel type de presse ? La presse généraliste, professionnelle ou spécialisée ?

Rédiger le contenu du communiqué

C’est bon, vous pouvez passer à l’étape de rédaction. Néanmoins, il est fortement recommandé de respecter une structure des informations. Cette hiérarchisation permet au journaliste de repérer directement l’information qu’il souhaite car il est habitué à cette structure.

Bien évidemment, l’idée est que vous puissiez ajouter votre touche personnelle mais ne misez pas trop sur la créativité et l’originalité. La plupart des journalistes préfèrent un document ordonné à un document trop moderne. Attention cependant : tous les journalistes ne pensent pas de cette façon et apprécieront un communiqué qui sort du lot.

Les informations en lien avec l’entreprise

Comme sur chaque document que votre service communication crée, le communiqué de presse doit comprendre des données clés de votre entreprise. Par exemple, ajoutez votre logo en haut à droite du communiqué. Grâce à cet élément visuel, le journaliste pourra rapidement se rendre compte de l’expéditeur.

A la fin du document, ajoutez une section “à propos” ou “qui sommes-nous” où vous présentez l’entreprise. Restez concis car le document doit être d’une page (deux grand maximum). N’oubliez pas de mentionner le “Contact presse”. Cette personne est la référente dans l’entreprise en charge des relations presse. Indiquez son nom, prénom, mail, téléphone et sa fonction au sein de la société.

La formulation du titre

En haut, au centre du document, notez “Communiqué de presse”. Le journaliste doit comprendre en un simple regard de quel fichier il s’agit. Ensuite, passez à la rédaction du titre. Il se doit d’être à la fois informatif et accrocheur. Si le journaliste ne le comprend pas ou se dit que l’information n’est pas intéressante, il ne prendra pas le temps de lire le communiqué. Et vous pourrez dire bye bye à vos retombées dans la presse.

Pour trouver le bon titre, pensez à ce que vous allez annoncer : quelles seront les conséquences, quel est le lien ? Grâce à ces éléments, vous allez rédiger un titre qui attisera la curiosité du journaliste. N’en dites donc pas trop pour garder un peu de suspense mais dites-en suffisamment pour garder l’attention du professionnel. Le conseil d’Arthwaves : un bon titre est un titre court rédigé à partir de mots choisis pour leur résonnance, leur image et leur sens. Evitez de sélectionner des mots inutiles qui viennent brouiller le message général. Allez à l’essentiel.

L’importance du chapô

C’est le moment de rédiger le chapô. Alerte : ce paragraphe est l’un – si ce n’est lui – des éléments les plus importants du communiqué. Ce terme venu tout droit du jargon journalistique n’est pas une introduction contrairement à ce que certaines personnes imaginent. Il s’agit plutôt d’un résumé de l’information capitale. Pensez que le chapô est une bande annonce qui raconte toute l’idée générale du communiqué…mais en 5 lignes.

Comment rédiger un chapô ? Répondez aux cinq questions suivantes : Who (qui), What (quoi), When (quand), Where (où) et Why (comment). Les réponses forment le chapô et doivent normalement expliquer le sujet principal du communiqué. Le journaliste peut parfois se servir uniquement du chapô pour relayer l’information par la suite. Notez donc l’importance de ce paragraphe qui sert d’accroche. Pour être sûr que votre chapô est bien, mettez-vous à la place d’une personne qui ne connaît rien de votre entreprise. Est-ce bien compréhensible à la première lecture ?

La structure du corps du communiqué

Il est temps de passer à l’écriture du corps du texte. Ici, commencez par l’information la plus importante jusqu’à terminer par celle qui est la moins prioritaire. Pour rappel, le communiqué ne doit pas excéder une page recto/verso. Ainsi, ne rentrez pas trop dans les détails. Pas besoin de tout justifier et d’apporter 50 arguments. Présentez le corps du texte sous la forme de plusieurs paragraphes. Aérez votre communiqué pour donner envie de le lire.

Pour les plus créatifs, c’est le moment de mettre en avant certains mots en les soulignant ou surlignant. Des photos peuvent également être insérées si elles complètent les propos. Toutefois, les visuels ne doivent pas nuire à la compréhension du communiqué dans sa globalité. Il faut que les journalistes puissent obtenir toutes les informations sans être perdus par trop d’éléments graphiques.

Le ciblage des journalistes, une étape importante avant d’envoyer le communiqué de presse

Voilà, votre communiqué de presse est rédigé et il respecte la structure de base. Pour autant, votre travail ne s’arrête pas là. Désormais, vous devez cibler les bons médias et journalistes. Pour cela, créez un tableau où vous notez tous les groupes médiatiques qui peuvent être intéressés par votre information. Encore une fois, la cohérence est de mise. Un journaliste spécialisé dans l’automobile ne sera pas intéressé par la rédaction d’un article sur le lancement d’un nouveau produit alimentaire.

Aujourd’hui, avec l’ère de la FoMO (Fear of Missing Out), les journalistes aiment être les premiers à être au courant d’une actualité. Alors, si vous avez un “contenu chaud” (issu du vocabulaire de l’univers du journalisme), n’hésitez pas à leur faire parvenir votre communiqué de presse aussi rapidement que possible.

D’ailleurs, comment envoyer un communiqué de presse aux journalistes ? Lorsque vous avez trouvé leurs coordonnées, rédigez un mail dans lequel vous joignez le document. Evitez de mettre “Communiqué de presse” dans l’objet du mail mais un titre beaucoup plus accrocheur et percutant.

Terminer par l’analyse des retombées dans la presse

Lorsque votre communiqué est dans la boîte mail des journalistes, les cartes ne sont plus dans vos mains. Vous n’avez plus qu’à attendre avant d’obtenir vos premières retombées dans la presse. Pour cela, observez dans les semaines qui suivent la couverture médiatique : combien d’articles dans la presse ou auprès des influenceurs ont été relayés ? N’oubliez pas de regarder si le trafic de votre site web a augmenté, si plus de personnes viennent au sein de votre boutique, …

En revanche, si vous constatez que votre communiqué de presse a été un vrai flop et n’a eu aucune retombée dans la presse, ne vous découragez pas. Plusieurs raisons peuvent justifier cette situation comme un mauvais ciblage des journalistes ou une mauvaise rédaction. Pour éviter les échecs médiatiques, n’hésitez pas à vous faire accompagner par un rédacteur web ou un consultant en communication.

Ainsi, le communiqué de presse est un document de premier plan dans une stratégie de communication. Il permet d’informer les journalistes d’une actualité, d’une nouveauté ou d’un changement dans une entreprise. Derrière, ils peuvent décider de traiter de l’information et de la relayer dans la presse. Il ne faut donc pas négliger la manière de rédiger le communiqué de presse.

F.A.Q. sur le communiqué de presse